Datenübernahme und Sicherung
Daten aus einem anderen System übernehmen
Unter Datenübernahme kommen Mitgliederdaten aus einem anderen System ins Portal. Vor dem Schreiben sehen Sie, welche Spalte wohin geht — das ist der Kern: Ein Import, der erst beim Ausführen zeigt, was er tut, ist nicht zu verantworten.
Der Ablauf
- Herkunft wählen — welches System die Datei erzeugt hat.
- Datei hochladen.
- Zuordnung prüfen — welche Spalte wird welches Feld?
- Fehlende Felder anlegen — die Vorschläge sind schon ausgefüllt.
- Probelauf — prüft alle Datensätze, ohne etwas zu schreiben.
- Importieren.
Der Probelauf ist die günstigere Reihenfolge. Ein Import lässt sich nicht mit einem Klick zurücknehmen; der Probelauf kostet eine Minute.
Was vorher zu klären ist
Das Portal sammelt die offenen Punkte in einer Karte:
- „N Felder fehlen im Portal” — ohne sie gingen die Werte aus diesen Spalten verloren. Sie lassen sich hier anlegen.
- „Werte, die ein Auswahlfeld nicht kennt” — ordnen Sie jedem Wert zu, was im Portal daraus werden soll.
Erst wenn alles geklärt ist, lässt sich „Jetzt importieren” drücken. Der Probelauf geht trotzdem — er zeigt, was noch klemmt.
Die Einstellungen
| Frage | Möglichkeiten |
|---|---|
| Bei bereits vorhandenen Mitgliedern | Nur neue anlegen · leere Felder ergänzen · überschreiben |
| Vorhandene erkennen an | E-Mail · Mitgliedsnummer · Name und Geburtsdatum · gar nicht |
| Mitgliedsnummer | Aus dem Export mit Präfix des Portals · neu vergeben · unverändert |
Ohne Vergleich entstehen Doppelte, wenn die Datei ein zweites Mal eingelesen wird. Das Portal sagt bei jeder Möglichkeit dazu, wie gut sie trägt: „— eindeutig”, „— 3 Zeilen kollidieren”, „— Feld nicht zugeordnet”.
Der Haken „Unvollständige Datensätze trotzdem anlegen” setzt einen erkennbaren Ersatzwert ein, wo eine Pflichtangabe fehlt — ein bewusst rundes, offensichtlich falsches Datum. Ohne ihn fällt der Datensatz durch und ist verloren.
Das Ergebnis
Nach Probelauf und Import stehen die Zahlen: Angelegt, Geändert, Übersprungen, Ergänzt, Fehler — und je Fehler die Zeile mit dem Grund.
Datensicherung
Unter Datensicherung liegt der gesamte Datenbestand als Archiv: Datenbank und Dateien.
Sicherungen enthalten alle Daten des Vereins und sind deshalb der Administration vorbehalten — Herunterladen ist ein eigenes, heikles Recht.
- „Jetzt sichern” erzeugt ein Archiv auf Knopfdruck.
- Der Zeitplan sichert täglich zur eingestellten Uhrzeit.
- Die Aufbewahrung sagt, wie viele Archive stehen bleiben.
Der wichtigste Satz auf dieser Seite
Die Archive liegen auf diesem Server. Für den Ernstfall gehört eine Kopie an einen anderen Ort.
Ein Server, der ausfällt, nimmt die Sicherungen mit, die auf ihm liegen. Das Herunterladen geht über die Schaltfläche an der Zeile — oder auf dem Server mit make backup-pull.
Eine Sicherung löschen
Nur mit Rückfrage: „Vergewissern Sie sich, dass eine neuere Sicherung vorliegt oder Sie eine Kopie außer Haus haben.”