Beiträge und Rechnungen
Das Rechnungsmodul schreibt die Beitragsrechnungen, hält die Zahlungen fest und liefert die Buchungen für das Abrechnungssystem.
Der Ablauf in vier Schritten
- Zeitraum wählen — für welche Monate abgerechnet wird.
- Nachsehen, was fällig wäre, und Beanstandungen klären.
- Rechnungen erstellen — dabei werden die Nummern vergeben.
- Verschicken oder ausdrucken.
Fälligkeiten — was wäre zu schreiben?
Ganz oben der Zeitraum. Er bestimmt alles darunter: Betrag, Monate und wer überhaupt in der Liste steht.
Bis zur Umstellung endet der erste Zeitraum am 31.12. Hintergrund ist das Kündigungsrecht zum Jahresende — eine darüber hinausreichende Rechnung müsste bei jeder Kündigung storniert und neu geschrieben werden.
Darunter die Kacheln, dann der Tariffilter: ein Klick auf einen Tarif grenzt die Liste ein. Ist etwas gewählt, steht es in Worten darunter („Gefiltert nach: Eishockey (EHV)“) samt „Filter aufheben”.
Unter der Tarifliste und über dem Suchfeld stehen die vier Knöpfe:
| Knopf | Wofür |
|---|---|
| Neu berechnen | Noch einmal rechnen, etwa nach einer Änderung in den Stammdaten |
| Familien zuordnen | Welche Kinder auf eine gemeinsame Rechnung gehören |
| Rechnungen erstellen | Der eigentliche Schritt |
| Konto CSV erstellen | Der Export für die Buchhaltung |
Beanstandungen
Was nicht gerechnet werden kann, steht als Problem in der Liste und wird nicht stillschweigend übergangen — etwa ein Mitglied ohne Tarif. Wer wortlos aus der Liste fiele, bekäme nie eine Rechnung, und es fiele niemandem auf.
Ein Mitglied ansehen
Ein Klick auf eine Zeile zeigt die Vorschau: dieselbe Rechnung, wie sie entstünde, mit allen Texten. Sie vergibt keine Nummer. An der Stelle der Rechnungsnummer steht „(Nummer folgt beim Erstellen)“ — eine erfundene Zahl, die jemand notiert, stimmt nachher nicht.
Rechnungen erstellen
Haken Sie an, wer eine bekommen soll, und drücken Sie „Rechnungen erstellen”.
Eine vergebene Rechnungsnummer bleibt vergeben. Deshalb ist das Erstellen ein eigenes Recht, getrennt vom Ansehen.
Was schon abgerechnet ist, erscheint nicht wieder. Geprüft wird die Überschneidung der Zeiträume — wer für 09–12 abgerechnet hat und danach 10–12 einstellt, bekommt dieselben Mitglieder nicht noch einmal angeboten. Zeiträume, die sich nicht berühren, werden weiterhin angeboten.
Bei einem Geschwistertarif entsteht eine Rechnung für die Familie. Die übrigen Kinder stehen als Zeilen darauf und tauchen danach nicht mehr in der Liste auf.
Die erstellten Rechnungen
| Vorgang | Wie |
|---|---|
| Bezahlt eintragen | Haken an der Zeile, oder mehrere auswählen |
| Stornieren | Hebt die Rechnung auf. Beide tragen den Verweis auf die jeweils andere |
| Gutschrift | Gibt einen Teil zurück. Die Rechnung bleibt gültig — nur ein Teil ist erstattet |
| Einzeln oder als Stapel für den Druck | |
| Verschicken | Als Mail mit PDF im Anhang |
Storno und Gutschrift sind zweierlei. Eine stornierte Rechnung ist gegenstandslos und trägt quer das Wort STORNIERT. Eine gutgeschriebene gilt weiter — nur ist ein Teil zurückgegeben.
Was auf der Rechnung steht
Im Kopf: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Mitgliedsnummer. Unter dem Wappen die Absenderzeile mit Vereinsname und Anschrift.
Der Zahlungstext wird aus der Vorlage gefüllt. Bei einem Tarifwechsel mitten im Zeitraum entsteht daraus ein Satz, der beide Beträge nennt: „Für 09/2026 – 10/2026 überweise 65,00 €. Ab 11/2026 sind es 95,00 € monatlich.”
Am Fuß steht ein QR-Code für die Überweisung — Banking-App davorhalten, und Empfänger, Betrag und Verwendungszweck stehen ausgefüllt da. Daneben stehen dieselben Angaben lesbar, für den Fall, dass die App keine Codes liest.
Der Code erscheint nur, wenn die IBAN des Vereins hinterlegt ist — Konfiguration → Rechnungen → Vereinskonto. Auf einer stornierten Rechnung steht keiner.
Vorlagen
Unter Vorlagen stehen die Texte: Kopftext, Zahlungshinweis, Fußtext. Die Platzhalter stehen daneben; ein Klick fügt sie ein.
Ein Platzhalter, den es nicht gibt, wird beim Speichern abgefangen und nicht erst beim Erstellen. Beim Erstellen sind schon Nummern vergeben, und ein Tippfehler soll keine Lücke im Nummernkreis erzeugen.
Die Vorschau daneben zeigt mit Beispielwerten, was herauskommt.
Der Kontenexport
Der Knopf „Konto CSV erstellen” liefert die Buchungen für das Abrechnungssystem:
Umsatz;Gegenkonto;Belegfeld 1;Datum;Konto;Kost1;Buchungstext
285,00;20025 0;MB26-1;13.08.2026;4000 0;;Zillig, Lina
25,00;20025 0;MB26-1;13.08.2026;4010 0;;Zillig, Lina- Das Gegenkonto entsteht aus der Mitgliedsnummer: „20”, die letzten drei Ziffern, ein Leerzeichen, eine Füllnull. Aus
202500000025wird20025 0. - Eine Zeile je Sachkonto, nicht je Rechnung: Beitrag und Aufnahmegebühr gehen auf verschiedene Konten.
- Der Zeitraum grenzt über das Rechnungsdatum ein. Beide Felder leer nimmt alle Rechnungen.
Was nicht gebucht werden kann, wird gemeldet — eine Rechnung ohne brauchbare Mitgliedsnummer, eine Zeile ohne hinterlegtes Konto. Eine Buchhaltung, der ohne Hinweis drei Rechnungen fehlen, stimmt am Jahresende nicht.
Einzelrechnungen über Artikel
Neben den Beiträgen lassen sich Artikel abrechnen: Trikots, Startgelder, Strafen. Unter Artikel pflegen Sie den Katalog mit Preis und Steuersatz; über „Einzelrechnung” stellen Sie daraus eine Rechnung an ein Mitglied.
Mitgliedsbeiträge sind nicht steuerbar, Artikel oft schon. Auf einer Artikelrechnung weist das Portal die Umsatzsteuer je Satz aus, auf einer Beitragsrechnung ausdrücklich nicht.