Rundmails — Nachrichten an viele
Unter E-Mail schreibt der Verein an eine Mannschaft oder an alle Mitglieder. Dort stehen auch die Vorlagen und der Postausgang.
Rundschreiben zu versenden ist ein eigenes, heikles Recht: Eine Mail im Postfach von vierhundert Familien holt niemand zurück.
Die Übersicht
Oben steht, ob der Versand eingerichtet ist. Steht dort „Es geht derzeit keine Post hinaus.”, fehlen die Zugangsdaten des Mailservers — die trägt die Administration unter Module → E-Mail ein.
Es geht dabei nichts verloren. Bis der Server eingerichtet ist, bleibt alles in der Warteschlange stehen und geht danach hinaus.
Der Knopf „Verbindung prüfen” baut die Verbindung auf und meldet sich am Server an. Tragen Sie eine Adresse ein, geht zusätzlich eine Testmail hinaus.
Die vier Kacheln: Wartet, Versandt, Fehlgeschlagen, Abgebrochen.
Eine Rundmail schreiben
Die Seite ist in drei Karten gegliedert, und die Reihenfolge ist Absicht.
1. Empfänger
Marken für „Alle Mitglieder” und je Mannschaft eine. Darunter rechnet das Portal sofort aus, was das bedeutet: Personen, Adressen, Mails.
Und es sagt, wen die Mail nicht erreicht:
| Hinweis | Was er bedeutet |
|---|---|
| „N ohne E-Mail-Adresse” | Diese Personen erreicht die Rundmail nicht — die Namen stehen dabei |
| „N haben Rundmails abbestellt” | Sie bekommen weiterhin, was den Zugang betrifft |
| „N Adressen gehören mehreren Personen” | Meist Eltern mit mehreren Kindern im Verein |
Der Haken „Eine Mail je Adresse statt je Person” entscheidet beim letzten Punkt: mit Haken bekommen diese Eltern eine Nachricht, ohne ihn je Kind eine.
2. Inhalt
Name der Aussendung (nur für den Postausgang, steht in keiner Mail), Vorlage oder eigener Text, Betreff und Text.
3. Absenden
Eine abgeschickte Rundmail lässt sich nicht zurückholen — nur das, was noch in der Warteschlange steht. Bitte die Empfängerliste oben noch einmal ansehen.
Der Knopf fragt mit der Zahl zurück: „412 Mails absenden?“. Danach springt die Seite in den Postausgang — dorthin, wo sich beobachten lässt, was passiert.
Vorlagen
Texte, die immer wieder gebraucht werden. Systemvorlagen — etwa die Einladung zum Probetraining oder der Rechnungsversand — lassen sich ändern, aber nicht löschen: An ihnen hängt Verhalten des Portals.
In der Vorlage stehen Platzhalter; ein Klick fügt sie in den Text ein.
Ein Platzhalter, den es nicht gibt, verhindert das Speichern. Besser eine Rückfrage beim Schreiben als eine Lücke in vierhundert Mails.
Das Feld „HTML (optional)“ bleibt am besten leer: Eine reine Textmail kommt überall an und landet seltener im Spam.
Der Postausgang
Hier steht, was hinausging — und was nicht.
| Art | Bedeutung |
|---|---|
| Pflichtmail | Was den Zugang betrifft: Einladung, Passwort. Davon kann sich niemand abmelden |
| Rundmail | Eine Aussendung |
| Einzeln | Eine einzelne Nachricht, etwa ein Rechnungsversand |
Zustände sind Wartet, Versandt, Fehlgeschlagen, Abgebrochen.
- „Erneut” stellt eine fehlgeschlagene Mail wieder in die Warteschlange.
- „Zurückziehen” nimmt eine wartende heraus — das ist der einzige Weg, eine Rundmail noch zu stoppen.
- „Ansehen” zeigt den Wortlaut.
Eine fehlgeschlagene Mail ist kein Drama, aber eine Aufgabe. Meist ist die Adresse falsch — dann gehört sie in den Stammdaten berichtigt und nicht im Postausgang immer wieder erneut versucht.