Schlüsselverwaltung — wer hat was, und wo ist es gerade?
Das Modul Schlüssel beantwortet zwei Fragen: Wer hat welchen Schlüssel? und Wo ist er gerade? Die zweite ist die, an der Listen sonst scheitern — Schlüssel werden weitergegeben.
Für Mitglieder: meine Schlüssel
Wem ein Schlüssel ausgegeben ist, sieht ihn unter Schlüssel. Dort steht, welche Türen er öffnet und seit wann Sie ihn haben.
Zwei Knöpfe:
- „Ist zurück” — melden, dass ein weitergegebener Schlüssel wieder bei Ihnen ist.
- „Weitergeben” — eintragen, dass jemand anderes ihn vorübergehend hat. Ob das freigeschaltet ist, entscheidet der Verein.
Sie bleiben verantwortlich. Hier wird nur festgehalten, wo der Schlüssel gerade ist. Für längere Zeiträume wenden Sie sich an die Geschäftsstelle.
Eine Weitergabe braucht An wen, Von, Bis einschließlich und einen Grund. Empfänger kann ein Mitglied sein oder jemand Vereinsfremdes — dann tragen Sie Name und eine Erreichbarkeit ein.
Für die Geschäftsstelle
Vier Kacheln: Schlüssel, Ausgegeben, Weitergegeben, Überfällig. Darunter die überfälligen Weitergaben — das ist die Liste, mit der man arbeitet.
Einen Schlüssel anlegen
„Schlüssel anlegen”: Nummer, Bezeichnung, Bauform (Schlüssel, Transponder, Chip, Zahlencode, Generalschlüssel), Schließanlage, Kaution, Zustand — und welche Türen er öffnet.
Ausgeben und zurücknehmen
- „Ausgeben” — an wen, seit wann, Kaution erhalten.
- „Zurücknehmen” — der Schlüssel liegt wieder in der Geschäftsstelle.
Zustände sind In der Geschäftsstelle, Ausgegeben, Verloren, Gesperrt, Ausgemustert.
Einen Schlüssel, der je ausgegeben war, löscht man nicht. Der bessere Weg ist ausgemustert: Der Verlauf bleibt, und in zwei Jahren lässt sich noch beantworten, wer ihn einmal hatte.
Verloren melden
„Als verloren melden” mit der Angabe, was passiert ist. Danach steht an jeder Tür, die dieser Schlüssel öffnet, eine Warnung: „Ein Schlüssel für diese Tür ist als verloren gemeldet.” Das ist die Auskunft, die vor der Entscheidung über einen Schließzylinderwechsel steht.
Matrix und Türen
Die Matrix zeigt dasselbe aus zwei Richtungen:
- Schlüssel — welcher Schlüssel öffnet welche Tür?
- Personen — wer kommt durch welche Tür?
Unter Türen steht alles, was sich aufschließen lässt — auch Schränke und Schranken. Je Tür beantwortet „Wer kommt rein?“ die Frage direkt.
Der Verlauf
An jedem Schlüssel steht eine Zeitleiste: ausgegeben, weitergegeben, zurückgenommen, verloren. Darunter lässt sich ein technisches Protokoll aufklappen.
Hier wird nur angefügt. Ein Verlauf, aus dem sich Einträge entfernen lassen, beantwortet die Frage „wer hatte ihn zuletzt?” nicht mehr.