Benutzer, Rollen und Rechte
Diese Anleitung ist für die Administration. Hier entsteht, wer sich anmelden kann und was er danach sieht.
Der Unterschied: Mitglied und Konto
Ein Mitglied ist ein Datensatz, ein Konto ist ein Zugang. Das sind zwei Dinge, und sie hängen zusammen, ohne dasselbe zu sein:
- Ein Kind im Verein ist ein Mitglied, hat aber oft kein Konto.
- Die Geschäftsstelle hat ein Konto, ist aber vielleicht kein Mitglied.
- Die meisten Erwachsenen haben beides, und dann ist das Konto mit dem Mitgliedsdatensatz verknüpft.
Erst die Verknüpfung macht „Meine Daten” sichtbar. Ein Konto ohne Mitgliedsdatensatz sieht dort nichts — es gibt nichts anzuzeigen.
Benutzer
Unter Administration → Benutzer stehen die Konten. Je Konto: Name, Adresse, Rolle, Zustand und das verknüpfte Mitglied.
Einladen
Ein neuer Zugang entsteht als Einladung: Das Portal schickt eine Mail, und die Person vergibt ihr Passwort selbst.
Niemand vergibt ein Passwort für jemand anderen. Ein Passwort, das zwei Leute kennen, ist keines — und bei der nächsten Rückfrage weiß niemand mehr, wer gehandelt hat.
Sperren statt löschen
Ein Konto, das nicht mehr gebraucht wird, wird deaktiviert. Gelöscht verschwindet auch die Spur in den Protokollen, und die Frage „wer hat das eingetragen?” lässt sich nicht mehr beantworten.
Supportmodus
Der Knopf „Supportmodus” sieht das Portal mit den Augen dieses Kontos an. Das ist der schnellste Weg zur Antwort auf „bei mir fehlt da ein Knopf”.
Alles, was Sie dabei tun, geschieht auf diesem Konto und wird unter Ihrem Namen protokolliert. Beenden lässt sich der Modus jederzeit über den Balken am oberen Rand; spätestens läuft er von selbst ab.
Im Supportmodus gelten die Rechte des fremden Kontos — Sie sehen also auch nur, was diese Person sieht. Das ist der Sinn der Sache und zugleich der Grund, warum dort manches fehlt, was Sie sonst sehen.
Rollen und Rechte
Unter Administration → Rollen und Rechte steht, was eine Rolle darf. Ein Konto hat eine Rolle, eine Rolle hat Rechte.
Die Rechte sind nach Modulen gruppiert und in Stufen geschnitten, die sich im Verein wirklich unterscheiden:
| Stufe | Beispiel |
|---|---|
| lesen | Mitgliederliste ansehen |
| anlegen / ändern | Stammdaten pflegen |
| löschen | Datensätze entfernen |
Heikle Rechte sind gekennzeichnet. Dahinter stehen Handlungen, die sich nicht zurücknehmen lassen: eine Rundmail an vierhundert Familien, eine vergebene Rechnungsnummer, eine heruntergeladene Datensicherung.
Bereiche — ein Recht eingrenzen
Ein Recht gilt im ganzen Verein, solange nichts anderes dasteht. Es lässt sich aber eingrenzen:
- auf bestimmte Mannschaften,
- oder auf die Mannschaften, in denen die Person eine Funktion hat.
So entsteht die Rolle „Teamleitung”: darf Mitglieder ihrer eigenen Mannschaft sehen — und sonst keine.
Was jemand nicht sehen darf, erscheint nicht in der Liste und nicht in der Zahl darüber. Die Einschränkung wirkt in der Abfrage und nicht hinterher; sonst stimmten Gesamtzahl und Seitenzahl nicht.
Rechte wirken erst nach der nächsten Anmeldung
Die Rechte stehen im Anmeldetoken. Wer gerade angemeldet ist, bekommt eine geänderte Rolle erst mit, wenn das Token erneuert wird — spätestens nach einer halben Stunde.
Deshalb ist „abmelden und neu anmelden” die erste Antwort, wenn jemand nach einer Rechteänderung noch immer nichts sieht.
Das Änderungsprotokoll
Unter Administration → Änderungsprotokoll steht, wer was wann geändert hat. Es ist die Antwort auf „das war ich nicht” — und der Grund, warum Konten gesperrt und nicht gelöscht werden.
Dort stehen:
- Anmeldungen — geglückte und abgelehnte
- Supportmodus — wer wessen Konto angesehen hat
- Konten und Rollen — angelegt, geändert, gesperrt
- Mitgliederdaten — welches Feld sich geändert hat, von was auf was
Über die Auswahl Mitgliederdaten bleiben nur die Datenänderungen stehen; mit dem Suchfeld daneben schränken Sie auf eine Person ein.
Eine Zeile liest sich so:
Straße:
Musterweg 3→ Weidkamp 178 Telefon: (leer) → 0201 123456
Der durchgestrichene Wert ist der alte, der dahinter der neue. (leer) heißt, dass dort vorher nichts stand. Wurden mehr als drei Felder auf einmal geändert, stehen die ersten drei da und der Rest hinter „n weitere …“.
Änderungen eines Mitglieds an den eigenen Daten stehen ebenfalls darin. Es macht keinen Unterschied, ob die Geschäftsstelle die Anschrift ändert oder das Mitglied selbst.
Im Supportmodus zählt der Mensch, nicht das Konto. Ändert die Geschäftsstelle etwas, während sie ein fremdes Konto ansieht, steht ihr Name in der Zeile — mit dem angesehenen Konto als Zusatz.
Bankdaten stehen nicht im Klartext darin. Dass sich die IBAN geändert hat, sehen Sie; die Nummer selbst nicht. Sie soll nicht in jeder Fassung, die sie je hatte, ein zweites Mal in der Datenbank stehen.