Rundmails an eine Mannschaft oder an alle, mit wiederverwendbaren Vorlagen und persönlicher Anrede. Vor dem Absenden steht da, wen die Mail erreicht — und wen nicht.
Drei Anlässe, ein Weg: das Portal lädt jemanden ein, jemand hat sein Passwort vergessen, oder die Geschäftsstelle schreibt an eine Mannschaft. Alles läuft über dieselbe Stelle — Vorlage holen, Platzhalter füllen, einreihen.
Verschickt wird nie sofort, sondern über eine Warteschlange. Ein Mailserver antwortet mal in zehn Millisekunden und mal in dreißig Sekunden und ist gelegentlich gar nicht da. Eingereiht übersteht die Nachricht einen Neustart und wird wiederholt.
Betreff und Text mit Platzhaltern wie der persönlichen Anrede. Ein Platzhalter, den es nicht gibt, verhindert das Speichern — das fällt sofort auf und nicht erst an achtzig Mails ohne Anrede.
Empfänger nach Mannschaft, Status oder Auswahl. Versandt wird einzeln, nicht als Sammelkopie: So stimmt die Anrede, und niemand sieht die Adressen der anderen.
Der wichtigste Bildschirm. Sie zeigt, wer gar keine Adresse hat, wer Rundmails abbestellt hat und an welchen Adressen mehrere Personen hängen — bei Eltern mit zwei Kindern im Verein sonst schnell zwei Mails an dieselbe Person.
Das Basis-System nutzt zwei feste Vorlagen: eine Einladung ins Portal und den Link zum Zurücksetzen. Der Text lässt sich ändern, die Vorlage nicht löschen.
Zugleich Warteschlange und Protokoll. Fehlgeschlagene Mails lassen sich erneut senden, wartende zurückziehen.